华东师范大学财务报销细则

本站原创   |   2015-06-11  |   浏览次数: 6,892 views

第一章 总则

第一条 为规范学校经费支出管理,提高资金使用效益,根据《会计法》、《事业单位财务规则》(财政部令第68号)、《事业单位会计准则》(财政部令第72号)、《高等学校财务制度》(财教[2012]488号)以及《高等学校会计制度》《财会[2013]30号》等规定,结合我校实际情况,制定本细则。

第二条 本办法适用于学校各项经费,包括部门基本运行经费、专项经费、科研经费以及自筹经费等。

第三条 各项经费均须纳入学校预算管理,在学校批准的预算额度内开支。未列入学校年度预算的追加预算须按照《华东师范大学预决算管理办法》的规定进行申请,按规定程序审批后纳入预算。

第四条 会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理,并向相关负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。任何人员不得以任何方式授意、指使、强令会计人员放松报销标准,或伪造、变造会计凭证、会计账簿和其他会计资料。

第二章 报销准备

第五条 各单位或个人办理报销前需准备以下材料:

(一)支付凭证。需要清晰加盖实体部门公章、部门“财务一支笔”(或项目负责人)亲笔签字,完整填写经费项目号(非卡号),经费项目号码必须字迹清楚,易于辨认。现金及POS进卡等非转账业务、银行汇款应分开填写支付凭证;

(二)证明经济业务发生的原始票据及所需其他材料。报销的票据应真实、合法、有效,印有“地方税务局监制”、“财政部监制”或“XX财政局监制”,并盖有相符的“发票专用章”或“收据专用章”。客户栏应填写“华东师范大学”,并完整填写日期、摘要(内容)、金额(大小写相符)。票据上有指定使用范围的,须按指定使用范围报销。国外票据需注明用途、外币币种、兑换汇率和对应折算的人民币金额。任何单位或个人提供虚假票据报销,导致会计信息不真实的,依法追究提供虚假票据者的责任;

(三)项目负责人或项目被授权人校园卡。

第六条 单位“财务一支笔”或项目负责人应认真履行经费支出审批职责并承担相应责任。每一聘期初始,各单位均须根据单位行政领导聘任情况,出具“财务一支笔”相关信息并交财务处备案。

如有特殊情况导致相关支出超出了规定标准的,须由分管校领导对该事项的合理性进行确认并审核签字后方能予以报销。

第七条 发生下列报销事项的,还应完成以下准备工作:

(一)办公用品购置必须按实列支,购买金额在500元以上的需提供明细清单。网上办公用品购置,不论金额大小,全部需要提供机打的明细清单。外地办公用品购置,需附情况说明;

(二)购买各类仪器设备和家具需先通过设备处办理申购手续,由设备处验收后再到财务处报销,报销的验收单上的经费号码与支付凭证上一致,且只能使用支票或转账的支付方式。加工测试费、购买低值材料(如打印纸、硒鼓、U盘等电子产品消耗品及实验试剂、材料等)或设备维修,发票均需先至设备处盖章后报销,金额超过1000元须通过银行转账,单张或累计发票金额超过3000元,需要附带协议;单张或累计发票金额超过10000元时,需要附带合同。

(三)购买图书资料另须提供购书清单或详细书名,非书店购买须提供相符供货单位电脑小票,月结或年结的费用需附结算清单,网购书籍需要附送货清单。如使用“985”经费购买书籍、资料,需要先通过图书馆的验收。购买进口图书或在国外杂志发表论文,需要附相关的付款凭证。

(四)外地出差报销应填写《外埠出差报销单》,并清晰加盖实体部门公章,由部门“财务一支笔”(或项目负责人)签章。外埠出差报销单上“负责人”一栏的签章与“出差人”一栏的签章不可为同一人,如“出差人”为项目负责人本人,则“负责人”可由院系负责人签章。研究生调研另须提供调研报告(研究生院网可下载)并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。野外考察须在出差单上注明,附签收单并加盖实体部门公章和“财务一支笔”签章。

(五)课题协作费、制作费、印刷费、测试费、加工费等内容的发票单张或累计金额超过3000元的需要协议,超过10000元的需要合同。若购买物品为设备,则10000元以上需要协议,30000元以上需要合同。所有协议与合同都由分管的职能部门(科技处、社科处、学科办等)签定,且相关经费均需转账付款。

(六)人员经费反映发放的教学酬金、科研酬金、评审费、讲座费、学生的劳务费、奖助金等。项目负责人通过财务资源管理系统中的酬金申报系统进行填报,打印预约报销单和酬金发放清单由经办人、项目负责人或财务“一支笔”签字,送交财务处办理。

(七)基建、修缮等工程类支出报销,需要另附审计报告或由审计处负责人签字。租车费用报销,一律需提供租车协议。版面费报销需附通知;出版费报销需提供出版合同,由相关职能部门审定(科技处、社科处、学科办等),并通过银行转账支付。

第八条 拟报销支出应当与业务活动具有相关性,不得将无关支出在学校经费中列支。严禁虚构经济业务或通过非法手段取得的票据套取国家资金。娱乐、康体、烟酒、消费卡、礼品、充值类发票等支出不予报销。

第三章 暂借款办理

第九条 暂借款办理实行“一事一借、按时清理、按时结算”原则,实际支出应与借款用途相符。除设备购置外,一个项目仅可连续借款两次;前款未清,又无正当理由的,原则上不得再次借款。

第十条 在财务处办理暂借款事项的,借款人必须是学校在编在岗的教职工、研究生并提供工号、学号。本专科学生、临时工和非本校教职工不得借款。借款人须填写一式三联借款单,各联编号须一致,第一联作为办理借款的记账依据,第二联和第三联作为经办人办理报账核销借款手续的依据。 借款单上的要素须齐全,须明确填写借款单位、时间、用途、方式、金额(大小写相符),借款金额须与借款用途所需资金相符,由“财务一支笔”(或项目负责人)审批签字,加盖实体部门公章,并由借款人签名。

第十一条 暂借款审批如下:

(一)银行转账借款。1万元(含1万元)以下由柜面审核,1万元-20万元(含20万元)由科长审批,20万元-50万元(含50万元)由分管处长审批,50万元以上由分管处长审批后交处长审批。

(二)现金借款。1万元(含1万元)以下由柜面审核,1万元-5万元(含5万元)由科长审批,5万元-10万元(含10万元)以上须由分管副处长审批,10万元以上由分管处长审批后交处长审批。

第十二条 对不具备必要的签批手续、没有经费保证以及尚有欠款的,财务人员不予受理。在保证借款单位、借款人业务需要的前提下,财务人员有权核减借款金额。

第十三条 报账核销借款的期限:

(一)除购置设备借款外,其他所有借款的核销,须在该事宜完成的一个月内,办理报账核销借款手续。

(二)设备借款的核销,须在各类手续完成后的一个月内,办理报账核销借款手续。

(三)基建、修缮项目借款的核销,须在审计完成后的一个月内,办理报账核销借款手续。

第四章 报销期限和支付方式

第十四条 为准确、及时反映学校当年的真实收支情况,当年各类费用须在当年及时报帐。特殊情况(如科研经费、进修费、单位无经费计划等)在当年确实不能报销的,应在下年度1月份报销。

第十五条 单张或同一家单位累计发票金额超过1000元的,可以由财务处通过银行转账支付,也可使用银行卡或网银支付。如果使用银行卡或网银支付,则需要提供银联签购单或网银支付清单。如办理时未拿到发票,可以办理暂借款。

第十六条 现金报销超过5000元,或银行卡(POS机)报销超过10000元,需至少提前一天向财务处预约,并在约定领款的当日领走;如有变化,需及时通知财务处;过期未领的须重新预约。

第五章 相关费用报销

第十七条 差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。遵照财政部《关于印发<中央和国家机关差旅费管理办法>的通知》(财行〔2013〕531号)、《教育部办公厅关于印发<教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则》(教财厅〔2014〕26号)执行。

(一)城市间交通费。出差人员应按照以下规定等级乘坐交通工具:

表1 出差人员乘坐交通工具的等级

交通工具等级 火车(含高铁、动车、全列软席列车) 轮船(不包括旅游船) 飞机 其他交通工具(不包括出租小汽车)
专业技术岗位人员 院士和相当于院士的人员 火车软席(软座、软卧)、高铁/动车商务座、全列软席列车一等软座 一等舱 头等舱 凭据报销
教授等正高级职称人员及岗位工资在五级(含五级)以上其他具有高级职称的专业技术人员 火车软席(软座、软卧)、高铁/动车一等座、全列软席列车一等软座 二等舱 经济舱 凭据报销
其余人员 火车硬席(硬座和硬卧)、高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座 三等舱 经济舱 凭据报销
管理岗位人员 按照《中央和国家机关差旅费管理办法》中规定的级别报销
即在管理岗位、又有专业技术职称的人员 按照“就高”原则报销
学生参与教学科研活动 按照《中央和国家机关差旅费管理办法》中“其余人员”差旅费标准执行。

 

(二)住宿费。住宿费限额标准执行教育部财务司《关于转发<中央和国家机关差旅住宿费和伙食补助费标准表>的通知》(教财司便函[2014]12号)规定。出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。以下情况,按照《办法》中级别据实报销城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

  • 受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等,凭邀请方负担住宿费的有效证明,据实报销城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。
  • 与其他单位开展教学科研合作,对方单位提供住宿的,凭合作方提供的有效证明,据实报销城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。
  • 开展野外调研、社会调查、考古挖掘、环境监测、气象观测、地质调查、工地勘察、学生实习、海洋科学考察等工作,住在帐篷、农户、船舶、厂矿、科研基地、考察站、监测站、农场、林场、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的,由教职工提供住宿情况说明并依据有关凭据,据实报销住宿费、城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

(三)伙食补助费。教职工出差的伙食补助,以往返交通费以及住宿费票据为凭,仅有往返交通费无住宿费票据只发放在途间的伙食补助。出差当天来回,可凭交通工具的票据发放当天的伙食补助。

伙食补助费按出差自然(日历)天数计算,按照财政部分地区制定的标准包干领取,即新疆、青海、西藏每人每天120元,其他地区每人每天100元。

出差人员由接待单位免费安排伙食或已报销相当金额餐费支出,应实事求是,不再领取伙食补助费。

(四)市内交通费。市内交通费按出差自然(日历)天数计算,每人每天80元包干使用。出差人员由本单位、接待单位或其他单位免费提供交通工具或报销了相关出租车的(含多人同行),应实事求是、主动、如实申报,不再实行定额包干。

工作人员出差期间,事先经部门领导批准就近回家省亲办事的,其绕道交通费,扣除出差直线单程交通费,多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和市内交通费。

第十八条 因公临时出国经费包括:国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。遵照财政部、外交部《关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》(财行[2013]516号)执行。

(一)国际旅费。出国人员在经济合理的前提下优先选择由我国航空公司运营的国际航线;不得以任何理由绕道旅行,或以过境名义变相增加出访国家和时间。按照经济适用的原则,选择优惠票价,并尽可能购买往返机票。交通费标准参照国内差旅费执行。出国人员乘坐国际列车,国内段按国内差旅费的有关规定执行;国(境)外段超过6小时以上的按自然(日历)天数计算,每人每天补助12美元。

(二)国外城市间交通费。出国人员根据出访任务需要在一个国家城市间往来,应当事先在出国计划中列明,按照批准的计划执行,凭有效原始票据据实报销。未列入出国计划所发生的国外城市间往来费用,不予报销。

(三)住宿费。出国人员应当严格按照规定安排住宿,在规定的住宿费标准之内予以报销。参加国际会议等的出国人员,原则上应当按照住宿费标准执行。如对方组织单位统一安排的酒店超出了住宿费标准的,应由组织方出具相关证明文件作为报销依据。

(四)伙食费和公杂费。出国人员伙食费、公杂费可以按规定的标准发给个人包干使用,包干天数按离、抵我国国境之日计算;根据工作需要和特点,不宜个人包干的出访团组,其伙食费和公杂费由出访团组统一掌握,包干使用。

外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的,出国人员不再领取伙食费和公杂费。出访用餐应当勤俭节约,不上高档菜肴和酒水,自助餐也要注意节俭。

(五)出国签证费用、防疫费用、国际会议注册费用等凭有效原始票据据实报销。根据到访国要求,出国人员必须购买保险的,按照到访国驻华使馆要求购买,凭有效原始票据据实报销。

出国期间发生的相关费用,需凭签报报销。通过旅行社代理的国内外出差,不仅需要行程单和机票发票,还需提供与旅行社签订的合同。

出访团组对外原则上不搞宴请,确需宴请的,应当连同出国计划一并报批,宴请标准按照所在国家一人一天的伙食费标准掌握。出访团组在国外期间,收受礼品应当严格按有关规定执行。原则上不对外赠送礼品,确有必要赠送的,按照厉行节俭的原则,选择具有民族特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华。

第十九条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。国内会议费执行财政部《关于印发<中央和国家机关会议费管理办法>的通知 》(财行[2013]286号)和《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》(教财厅〔2014〕26号)规定;国际会议费标准参照《关于印发<在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法>的通知》(财行[2012]1号)执行。

举办大型会议,需事先签报并做详细会议预算;小型会议附会议会签表和详细会议预算。

(一)国内会议

二、三、四类会议应在四星级以下(含四星)定点饭店召开。会议费开支实行综合定额控制(见表2),各项费用可调剂使用,但不安排住宿、就餐的会议,综合定额按照扣除住宿费、伙食费后的定额标准执行,住宿费、伙食费不能调剂使用。会议举办者根据需要,向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费和会务工作人员劳务费,按有关规定执行,不得在会议费中列支。对确因工作需要,邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,可以在差旅费中报销。

表2  会议费综合定额标准表 单位:元/人天

会议类别   住宿费   伙食费   其他费用   合 计
  一类会议   400   150   110   660
  二类会议   300   150   100   550
  三、四类会议   240   130   80   450

 

会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销,其余会议相关开支均在综合定额标准以内结算报销。

各部门开展的常规工作性会议,如科研项目评审、本科教学评估、教学名师奖评审、学科建设评估等,开支标准不得突破《会议费管理办法》中规定的会议费综合标准,会议天数和人数根据实际工作需要,从严确定。电视电话会议也是会议的一部分,费用开支标准按与电信部门的协议价格结算,不按照《会议费管理办法》规定的会议费综合定额标准结算,参会人数不受限制,但会场要从严控制,节约支出。

各部门在办理会议费暂付款时应提供会议审批文件和会议通知,会后报销时应提供实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。

(二)国际会议

学校举办国际会议按照会议正式代表(不含工作人员,下同)的人数,分为三类:会议正式代表在300人以上的,为大型国际会议;会议正式代表在100人以上、300人以下(含300人)的,为中型国际会议;会议正式代表在100人以下的(含100人)的,为小型国际会议。

会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

学校举办国际会议应按国际惯例办事,不得承担额外的义务,要厉行节约、讲求实效,从严控制经费支出,努力做到以会养会。

报销参加由外单位主办的会议费应提供会议通知和会议费发票,参照差旅费报销相关规定。开展学术交流活动接待来访人员而发生的交通费、住宿费、餐饮费等支出可作为会议费报销。

第二十条 培训费反映学校开展培训直接发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。遵照《关于印发<中央和国家机关培训费管理办法>的通知》(财行[2013]523号)执行。

培训费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,培训费综合定额标准如表3。

表3 培训费综合定额标准表 单位:元/人天

住宿费 伙食费 场地费和讲课费 资料费、交通费和其他费用 合计
180 110 100 60 450

 

15天以内的培训按照综合定额标准控制;超过15天的培训,超过天数按照综合定额标准的80%(即360元/人天)控制;超过30天的培训,超过天数按照综合定额标准的70%(即315元/人天)控制。上述天数含报到撤离时间,报到和撤离时间分别不得超过1天。

讲课费执行以下标准(税前):

副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1050元;

正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2300元;

院士、全国知名专家每半天一般不超过3550元。

其他人员讲课参照上述标准执行。

第二十一条 公务接待报销实行一事一结。

(一)国内公务接待费报销凭证应当包括财务票据、派出单位公函、国内公务接待审批单和国内公务接待清单。如对方不能出具“派出单位公函”,由部门、单位负责人在“公务接待审批表”中做出特别说明。公务接待费资金支付应当按照学校财务报销制度的有关规定执行。

接待对象一般按规定自行用餐,如确需由接待单位安排用餐,日常用餐标准为每人每天最高不超过100元,客饭标准为每人每餐最高不超过50元;确因工作需要,接待单位可安排工作餐1次,安排在校内食堂或招待所,不提供香烟、高档酒水,厉行节约,每人每餐最高不超过150元(会议用餐按《中央和国家机关会议费管理办法》有关标准执行)。严格控制陪餐人数,接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;超过10人的,不得超过接待对象人数的三分之一。安排工作餐时,随行工作人员可以安排客饭,应严格控制工作人员人数。严禁用公款互相宴请。

具体参照《教育部办公厅关于印发<教育部国内公务招待管理实施办法>的通知》(教办厅[2013]8号)和《华东师范大学国内公务接待管理办法》(华师〔2015〕14号)执行。

(二)外宾接待参照教育部财务司《关于转发<中央和国家机关外宾接待经费管理办法>的通知》(教财司函[2014]43号)执行。

第二十二条 学生活动费用于各类学生活动(包括学生党团活动、素质拓展、科技创新、社团活动、志愿者活动、学生会管理、班级管理、评奖评优、毕业迎新等)相关的经费开支。学生活动费必须专款专用,不得挤占挪用,不得用于与学生活动无关的项目,不得用于宴请、旅游性考察费等。具体使用范围如下:

(一)宣传、文印类费用,开展学生活动需要的打印、复印、横幅制作、海报制作、办公用品、邮寄费等费用;

(二)会务会议类费用,开展学生活动需要的场地费、服装费、道具费、活动器材租用、极少量的餐饮费等费用;

(三)专家咨询及劳务类费用,开展学生活动所邀请专家、学者所支付的专家咨询费、劳务费等费用;

(四)通讯、交通类费用,开展学生活动所发生的交通费(一般指市内交通)、固定电话通讯费等;

(五)奖品类费用,院系组织的学生评优评奖的奖品费、证书及制作费用等,奖品类费用一般须在专门的学生活动中列支,不得单独报销,奖品单价一般不应超过100元;

(六)差旅类费用,一般指学生参加暑期社会实践产生的费用;

(七)报刊杂志费用,面向年级或班级全体学生的报刊杂志订阅费用及资料费;

(八)开展学生活动必需的其他合理费用。

所有学生活动均需事先编制明细预算表,活动结束后,应编制活动决算表。活动预算表和决算表需由各院系相关负责人审核签字。

第六章 附则

第二十三条 办理报销所需的支付凭证、外埠出差报销单、校内用餐订餐单、国内公务接待审批单、国内公务接待清单、讲座费签收单、本市出差单等材料可在财务处网页下载。

财政部《关于印发<中央和国家机关差旅费管理办法>的通知》(财行〔2013〕531号)、《教育部办公厅关于印发<教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则》和《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》(教财厅〔2014〕26号)、财政部、外交部《关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》(财行[2013]516号)、《关于印发<中央和国家机关培训费管理办法>的通知》(财行[2013]523号)等文件可在财务处网页下载阅览。

第二十四条 本细则由财务处负责解释。

第二十五条 本细则自发布之日起施行。

 

附件:华东师范大学财务报销细则

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